CONCEPTOS PARA TENER EN CUENTA EN LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
QUE SON ARCHIVOS:
Son instrumentos que representan la gestión de cada una de las empresas ya sean privadas o públicas y las memorias de las actividades cumplida en la administración, pueden ser en papel, medios magnéticos, cintas, audiovisuales, etc..
PORQUE ES NECESARIO GUARDAR LOS ARCHIVOS:
Porque estos archivos constituyen testimonios jurídicos y administrativos para los ciudadanos y el Estado, también forman parte de la colección documental que servirá de patrimonio histórico de la ciudad o empresa. Gracias a los archivos visuales, escritos o sonoros, las instituciones sobreviven al olvido.
QUE HAY QUE HACER PARA CUSTODIAR O GUARDAR LOS ARCHIVOS, ADECUADAMENTE?
Hay que tener presente las normas y leyes, establecidas en Colombia, por el Archivo General de la Nación, Igualmente hay capacitaciones y asesorías en instituciones como el SENA, también podemos encontrar mucho material de apoyo en el internet.
Los Principios Básicos de organización de un archivo son:
- Procedencia (los documentos se organizan estableciendo quién los produce).
- Orden Natural (en las carpeta los documentos van del más antiguo, de primero- al más reciente, de ultimo - siguiendo el orden de generación del expediente o asunto.
El ciclo de vida de un documento de archivo comprende su paso por estas tres fases:
- Archivo de Gestión,
- Archivo Central y
- Archivo Histórico.
En cada una de ellas tiene un tratamiento archivístico y un tiempo de conservación definido por los valores que adquiere para la gestión y la historia. Estos procedimientos incluyen tanto la organización como el acceso, conservación y reproducción de los documentos o restauración cuando lo requieren.
